So setzt Du die richtigen Prioritäten

Und warum hässliche Kröten Deinen Tag versüßen und Du endlich die Dinge machst, die wirklich wichtig sind.

 

Man kann noch so gut planen, wenn man die Prioritäten nicht erkennt und einordnet, nützt die ganze schöne Planung nichts. Es ist doch alles wichtig, was auf meiner ToDo-Liste steht. All die Dinge müssen doch erledigt werden.

Was also sind die wichtigsten Aufgaben, die ich zu erledigen habe?

Genau diese Frage wurde mir von Birte in meiner Facebook-Gruppe "erfolgreich freiberuflich" gestellt. Eine sehr gute Frage und ich gehe davon aus, dass so ziemlich jeder schon vor seiner Liste saß und gedacht hat, wo fang ich bloß an? (Wenn wieder ins Bett gehen, keine Option ist. 😉)

Mein Hirn produziert ständig Ideen, die ich natürlich festhalte - meist direkt auf der ToDo-Liste. Das heisst jedoch nicht, wenn eine Aufgabe oder Idee auf dieser Liste steht, dass ich sie heute oder morgen umsetzte. Es ist eher ein Speicher für später ...

So, die Liste ist lang und wird ständig länger. Und wenn wir ehrlich sind, mehr als 3-5 Aufgaben pro Tag zu erledigen ist eher unrealistisch - es kommt natürlich auf die Größe und dem damit verbunden Zeitaufwand an, aber im Durchschnitt ist mehr einfach nicht zu schaffen.

 
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Aber welche Aufgaben schaffe es jetzt in die Top 2-5 meiner Prioritäten-Liste?

Als erstes stellt sich die Frage nach Deinen Zielen. Und warum Du Ziele brauchst, habe ich in diesem Post beschrieben. Wenn Du Deine Ziele konkret und spezifisch formuliert hast, hast Du genau vor Augen, was Du erreichen willst. Filtere also alle Aufgaben, die Dich Deinem Ziel näher bringen heraus.

Weiter gehts mit einer der beiden Methoden, die ich Dir im Folgenden vorstelle:

Die besten Methoden zum Prioritäten setzen

Da mich das Thema wirklich schon seit Jahren umtreibt, habe ich dazu viele Bücher und Artikel gelesen. Eine der bekanntesten Methoden um Prioritäten zu filtern ist die

"Eisenhower-Matrix"

So setzt Du die richtigen Prioritäten - Eisenhower-Matrix

Der Namensgeber dieser Methode ist der amerikanische General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Er ließ Aufgaben danach sortieren, ob sie wichtig oder unwichtig, dringend oder nicht dringend sind. Visuell nachvollziehbar wird es, wenn man sich diese Matrix aufzeichnet, wie ich es in der Grafik oben für Dich getan habe. Jetzt kannst Du schriftlich oder gedanklich Deine Aufgaben den Quadranten zuordnen. Was Du dann damit machen solltest, steht schon in dem jeweiligen Kasten. Aufgaben, die tatsächlich "Nicht dringend" und auch "unwichtig" sind, kannst Du direkt aus Deiner Liste streichen. Um Aufgaben, die "Dringend" aber "Unwichtig"sind solltest Du Dich nicht selbst kümmern, sondern diese delegieren. Damit ist dann der zweite Kasten leer.

Aufgaben, die "wichtig" aber "nicht dringend" sind müssen geplant werden. Schreibe sie in Deinen Kalender und arbeite sie Schritt für Schritt ab - bevor sie dringend werden.

Im letzten Kasten stehen nun all unsere Aufgaben, die "wichtig" und "dringend" sind. Das sollten möglichst wenige sein, wenn Du gut organisiert bist. Dennoch, die Aufgaben, die es bis hierhin geschafft haben, müssen sofort erledigt werden.

Konkret kannst Du damit Arbeiten, in dem Du in Dein Notizbuch oder Deinen Freelance Planner eine solche Matrix zeichnest und Deine Aufgaben nach diesem Prinzip zuordnest.

Oder Du zeichnest die Matrix an Dein Whiteboard und heftest Deine Aufgaben mit Post its in die Quadranten.

Für Digital Natives gibt es die Matrix zum Prioritäten-setzen auch als App von Xwavesoft.

 

Eat that frog!

Eine weitere Methode ist die "Eat that frog"-Methode, die im Ursprung auf ein Zitat von Mark Twain zurück zuführen ist.

If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And If it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the biggest one first
— Mark Twain

Brain Tracy hat genau darüber und über diese extrem leicht anwendbare Methode ein Buch* geschrieben.

Nach dieser Methode ordnest Du Deine Aufgaben folgendermaßen:

Die Aufgabe, die die größten Auswirkungen auf Dich oder Dein Business hat, ist Prio A. Laut Brian Tracy ist das die Kröte, die Du am Morgen als erstes schlucken musst. Er meint, dass Aufgaben mit großer Auswirkung oft unangenehm, anstrengend oder kompliziert sind. Wenn Du Aufgaben auf der Liste hast, auf die das zutrifft, kannst du sicher sein, dass sie zur Priorität A gehören - also Deine Kröten sind!

Hast Du diese Aufgabe allerdings geschafft, wird der Rest des Tages easy.

Wenn Du Dir weiterhin vorstellt, wie sich Dein Leben oder Dein Business verändert, wenn Du diese Aufgabe erledigt hast und das eine große Veränderung sein wird, gehört diese Aufgabe auf jeden Fall zu Deinen Prioritäten der Kategorie "Kröte" oder "A".

Was ist denn nun, wenn ich mehrere "Kröten" auf der Liste habe?

In dem Fall rät Brian Tracy, die hässlichste Kröte - also die unangenehmste aber wirkungsvollste Aufgabe zuerst zu erfüllen.
Isn't that simple?

Seit ich diese Methode kenne und damit weiss, wie ich meine Prioritäten setze, bin ich ultraproduktiv geworden. Auch meine Motivation hat sich noch einmal gesteigert. Unfassbar, was man schaffen kann, wenn man weiß, was wirklich wichtig ist.

Was ist den mit den übrigen Aufgaben, die keine "Kröten" sind?  

Gut, dass Du fragst! 😉  Auch an diese Aufgaben hat Brian Tracy in seinem Buch "Eat that frog"* gedacht.

Aufgaben, die auch erledigt werden müssen, weil sonst jemand anders nicht weiterkommt oder verärgert ist, gehören zur Priorität B.  Diese Aufgaben haben also auch eine Auswirkung auf Dich, aber nicht ganz so ausgeprägt, wie die Aufgaben der Prio A. Du erledigst sie aber nur, wenn alle Kröten (Aufgaben der der Prio A) geschluckt sind. - Ganz wichtig!

Dann gibt es noch Aufgaben, die "nice to have" sind, aber Null Auswirkung haben. Diese Aufgaben gehören zur Priorität C und werden erst erledigt, wenn alle B-Tasks erledigt sind. Ganz einfach.

Des Weiteren gibt es noch Dinge, die Du gar nicht selbst machen muss. Diese Aufgaben gehören zur Priorität "D" und werden delegiert. Ja, es gibt Leute, die können manches besser als Du, lass sie das tun.

Anregungen dazu gibts im Artikel "10 Dinge, die Du nicht mehr machen musst." Schau auch mal bei www.machdudas.de vorbei.

Ganz unten auf der Liste tummeln sich immer noch Aufgaben?
Und sie gehören in keine der oben genannten Kategorien? Dann habe ich gute Nachrichten für Dich! Diese "Aufgaben" gehören zur Priorität "E" wie "eliminieren" und sind gar keine Aufgaben. Einfach löschen und vergessen.

Seit ich mit dieser Methode arbeite, habe ich nur noch Aufgaben der Prioritäten A und B. Alles andere ist irrelevant. So einfach. Nothing else.

So setzt du die richtigen Prioritäten - Eat that frog - ABCDE-Methode

 

Das fühlt sich sehr leicht in der Anwendung an.

Konkret schreibe ich meine Aufgaben in meine ToDo-Liste in meinem Freelance Planner und kennzeichne die Tasks mit dem entsprechenden Buchstaben. Wenn ich mehrere Aufgaben einer Kategorie habe, werden sie durchnummeriert, z.B. A1, A2, B1, B2 usw.

Probier' es doch mal aus! Du wirst sehen, Du bist Ruckzuck mit Deinen Aufgaben durch und spürst sehr schnell die Auswirkungen des "Krötenschluckens".

Erzähl mir von Deinen Erfahrungen oder von Deiner Methode, wie Du Deine Prioritäten setzt. Ich freue mich auf Deinen Kommentar! 

Liebe Grüße,
Karen