Monat: März 2016

10 Aufgaben, die Du nie wieder machen musst

Aufgaben abgeben und dafür mehr Zeit fürs Business haben.

Als Unternehmer – auch als Kleinunternehmer – oder wie ich als Freiberufler – hast Du regelmäßig sehr viele verschiedene Aufgaben zu erledigen. Und oft kommt auch noch chronischer Zeitmangel dazu. Anlass genug etwas zu ändern. Für die meisten dieser Tätigkeiten gibt es Möglichkeiten sie besser und schneller erledigen zu lassen. Ein paar von diesen Services stelle ich Dir heute vor. Nutze sie und delegiere soviel wie möglich von deinen Aufgaben und Dir bleibt augenblicklich viel mehr Zeit für Dein Business – oder mehr Freizeit!

Hier kommen die 10 Aufgaben, die Du nie wieder machen musst:

 

1 | Büromaterial einkaufen

Bei AMAZON kannst du Verbrauchsmaterial wie Whiteboard-Marker, Kopierpapier, Post its® und was man so jeden Tag braucht und verbraucht so bestellen, dass regelmäßig nachgeliefert wird. Ein Thema weniger auf der ToDos-Liste.
Amazon.de

2 | Buchhaltung

Buchhaltung selbst zu machen kostet viel Zeit und dann weisst Du nicht, ob Du alles richtig gemacht hast. Ich habe es probiert und das Ergebnis war schlechte Laune, weil es eben nicht zu meinen Kompetenzen gehört, Rechnungen zu ordnen. Einfacher ist es, Rechnungen und Belege zu scannen in den Cloud-Ordner zu speichern, den Dein Steuerberater und Du gemeinsam nutzen. So ist er immer auf dem aktuellsten Stand und Du kannst Dich um Dein Business kümmern.

Cloud-Dienste
box.com
dropbox.com
Amazon Cloud Drive

3 | Recherche

Für kleinere Tätigkeiten kann man auch mal auf Fivver zurückgreifen. Dort gibt es Spezialisten für vieles – zum Beispiel auch lästige und zeitaufwändige Recherche-Arbeiten. Sei es die richtigen Keywords für die eigene Website finden, oder schauen was der Wettbewerb macht …
www.fiverr.com

4 | Texte schreiben

Du brauchst einen Text zu einem bestimmten Thema, hast aber weder Lust, Zeit noch Inspiration selbst zu recherchieren und zu schreiben?
Auch hier kann Dir ganz leicht und günstig geholfen werden.
Es gibt jede Menge professionelle Autoren, die sich freuen, Dich zu unterstützen. Du muss lediglich ein Briefing schreiben, das heisst Du beschreibst kurz, zu welchem Thema der Text sein soll und was das Ziel des Textes ist. Weiterhin kannst du auch Schlüsselworte oder sogenannte Keywords angeben, die verwendet werden sollen. Das kann wichtig und interessant werden, wenn es sich beispielsweise um einen Text für Deine Website handelt.

www.textbroker.de
www.content.de

5 | Virtueller Assistent

Die vielen Telefonanrufe während des Tages halten Dich davon ab, Deine Aufgaben zu erfüllen? Dann beauftrage einen sogenannten virtuellen Assistenten. Dorthin werden Deine Anrufe umgeleitet – so als wenn Du eine Sekretärin hättest. Alle Anrufe werden gesammelt und Du kannst dann später in einem extra Zeitfenster alle Anrufe beantworten – oder beantworten lassen.
www.mein-virtuellerassistent.com
www.manage-my-business.de

Auch Tim Ferris hat diese Form der Entlastung in deinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“* voller Begeisterung beschrieben.

6 | Für Auslastung sorgen

Das beste für jeden Unternehmer? Volle Auftragsbücher oder einen vollen Kalender mit Kundenterminen. Eine tolle Möglichkeit, um die Auslastung zu steigern sind Termin-Kalender-Apps, die auch teilweise in die eigene Website integriert werden können. Über diese Kalender können Kunden ganz in Ruhe Termine aussuchen und buchen – auch außerhalb Deiner Geschäftszeiten.
Terminpilot Premium – Die online Terminvereinbarung*

7 | Grafiken und Diagramme erstellen

Für die nächste Kundenpräsentation oder Deine Firmen-Website brauchst du neue Grafiken oder Diagramme? Auch dafür kannst du online günstig Unterstützung anfordern.
twago
Freelancer.com

Ich hasse Spam. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

8 | Büro und Wohnung putzen

Wer hat schon Lust alle paar Tage das Büro von tanzenden Staubmäusen zu befreien und den überquellenden Papierkorb zu leeren? Ich nicht. Du nicht. Aber es gibt liebe Putzteufel, die Dir diese zeitraubende Arbeit gern abnehmen.
Book a tiger <– wenn Du über diesen Link Deinen Tiger buchst, bekommst Du 2 Stunden putzen geschenkt.
Helpling

9 | Kleidung waschen und Bügeln

Wenn Dein Termin-Kalender herrlich voll ist und die Arbeit sich türmt, wann hat man dann noch Zeit seine Wäsche zu pflegen? Hier kommt der Wasch- und Bügelservice ins Spiel. Lass‘ deine Kleidung von zuhause oder vom Büro abholen. 2-3 Tage später bekommst Du Deine Kleidung picobello gewaschen und gebügelt geliefert. Das Leben kann so einfach sein.
Jonny Fresh – mit App in Berlin und München möglich
Bügelengel für Hamburg
ZipJet für Berlin und London

10 | Lebensmittel einkaufen

Nur immer von Lieferdienst-Pizza und Sushi leben, schlägt sich auf Dauer auf die Figur. Besser und gesünder lässt es sich Essen mit frisch gelieferten Lebensmitteln. – Ohne Schlange stehen und Waren -zig Mal in die Hand nehmen. Einfach das Lieblingsobst auswählen, Liefertermin aussuchen und fertig.
Biokisten-Lieferdienst
Food.de
Allyouneed.com
Lebensmittel einkaufen bei Amazon.de*
hellofresh – Mit 20 EUR Gutschein für Deine erste Kochbox!!!

 

Je mehr andere für Dich tun oder automatisiert getan wird, desto mehr Zeit bleibt für Dich. Viele von uns denken ja „nur ich kanns so wie ichs will“, aber glaub‘ mir, es ist unbedingt den Versuch wert, das eine oder andere zu delegieren. Es spart neben der Zeit auch Deine Nerven und wahrscheinlich indirekt auch deinen Geldbeutel.

Das sind 10 Dinge, die Du delegieren kannst, um mehr Zeit für dein Business zu haben. Probiere es aus und berichte gern hier in den Kommentaren über Deine Erfahrungen!

Bis zum nächsten Blog Post,

Mit neuen Habits konsequent zum Ziel.

Habits waren nie mein Ding. Ganz ehrlich, ich war jahrelang sogar stolz darauf, keine Routinen zu haben. Jeder Tag sollte anders sein, immer spontan, bereit für das nächste Abenteuer. Natürlich gab es in meiner Kindheit regelmäßige Abläufe, aber ich hatte nicht das...

Endlich Ziele erreichen

Du willst endlich Deine Ziele erreichen? Dann solltest Du wissen, dass die Qualität der Zielsetzung die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung deutlich beeinflusst. Das heisst, wir müssen möglichst konkret in der Beschreibung sein, sie muss zu Dir passen und Dich wirklich...

Bullet Journal – sehr viel mehr als ein simples Notizbuch!

Was ist ein Bullet Journal?

Ein Bullet Journal ist ein Notizbuch, in dem du alles, was du zu tun hast und was du vor hast und was dich beschäftigt einschreibst. Das Bullet Journal wird zu deinem Begleiter. Und nein, kein digitales Gadget kann da mithalten.

Zum ersten Mal ist mir das Bullet Journal im Herbst 2015 in einem Blog Post aufgefallen. Die Idee, wirklich alle Informationen, die mich und mein Leben betreffen aufzuschreiben und so einen Überblick und die vielen Ideen, Aufgaben und Ziele aus dem Kopf zu bekommen, faszinierte mich – sozusagen mein Gehirn zwischen zwei Buchdeckeln! Auch die Idee, wieder von Hand zu schreiben fand ich gut. Meine Handschrift ist über die Jahre und das viele Getippe auf der Tastatur etwas ungelenk geworden.

Aber da ich auf dem Reduktionsweg und eine Freundin der digitalen Lösungen bin und nicht noch mehr Dinge besitzen will und ausserdem jede Menge Apps habe, die mir das Leben erleichtern, habe ich den Gedanken ein Bullet Journal zu beginnen, wieder verworfen.

Aber der fehlende Überblick über alles, was ich in die diversen Apps eingetragen habe, fehlt mir. Deshalb erschien mir Anfang 2016 die Idee, ein Bullet Journal anzulegen, doch einen Versuch wert.

Bei Amazon.de habe ich mir dann das Bullet Journal von Leuchtturm 1917 bestellt und alle Aufgaben, Ideen und Ziele aus meinen Apps in das Buch übertragen. Allein das Schreiben meiner ganzen Ideen befeuerte wieder mein Gehirn.

Du brauchst ein Bullet Journal!

Fliegende Zettel ade!
Alle Ideen, Sammlungen, Aufgaben und Ziele in einem Buch zum täglichen Durchblättern hilft Dir, auf dem Weg zu bleiben, Dich jeden Tag wieder zu fragen „Habe ich heute meine Ziele verfolgt?“. Plane den morgigen Tag am Vorabend mit Deinen Zielen vor Augen. Das klingt doch verdammt gut.

Zur Einstimmung gibt es wunderbare Videos von Kara aka bohoberry auf Youbube. Sie erklärt sehr schön, wie sie sich mit Hilfe ihres Bullet Journals organisiert – leider auf Englisch.

Inspiriert von ihrer sehr graphischen Art, ihr Bullet Journal einzurichten, habe ich überlegt, wie meines wohl aussehen müsste. Keine gemalten Schriften und eher unbunt, dachte ich mir und zeichnete die ersten Layouts – einfach um zu schauen, wie ich meine Infos zusammentragen möchte.

Ich stelle Dir ein paar meiner Bullet Journal Layouts vor. Der Zauber liegt in der individuellen Anpassung, jedoch gibt es paar Layouts, die so oder so ähnlich bei Instagram und Youtube immer wieder auftauchen.

Damit Du im Bullet Journal* auch alles wieder findest, bedarf es ein wenig struktureller Vorarbeit. Als erstes hatte ich mir überlegt, was ich alles aufschreiben und dokumentieren möchte.

Das sind meine Themen in meinem BuJo

  • Jahresübersicht (Future Log I + II)
  • Ziele 2016 – Übersicht
  • Ziel 1 bis 10 auf je einer Seite mit Aufgaben, die zum Ziel führen
  • Liste meiner gebuchten Online-Kurse
  • Liste der Bücher, die ich Lesen möchte
  • Liste über meine Ideen für eBooks und eKurse
  • Liste über Einkommensströme
  • Liste über meine Websites

Monatlich wiederkehrende Themen

  • Monatsübersicht März
  • Habits März
  • Ausgaben privat
  • Ausgaben Business
  • Einnahmen Business
  • Food Log
  • Trading Log –> habe entschieden, dafür künftig ein eigenes BuJo zu benutzen.
  • ToDo-Liste – all in one –> mit Farbkodierung

Bullet Journal: Jahresübersicht

Die Jahresübersicht ist über zwei Doppelseiten verteilt. Hier werden Ziele, Vorhaben und Events für das laufende Jahr eingetragen.

Bullet Journal: Monatübersicht

In die Monatsübersicht trägst du alle Events und Termine für den kommenden Monat ein. So behältst du den Überblick und lebst nicht nur von Tag zu Tag. Das ist besonders wichtig, wenn Du Deine Ziele ernsthaft verfolgst und erreichen willst.

Bullet Journal: Projektüberblick

In die Projektliste schreibst Du Deine Projekte oder Aufträge mit den wichtigsten Eckdaten ein.

Auch diese Übersicht soll dafür sorgen, dass Du Deine Themen im Blick hast und zeitgemäß erledigen kannst. Stress und Termin-Druck gehört damit der Vergangenheit an. Du siehst einfach auf einen Blick, ob Du für diesem Monat ausgebucht bist oder ob „noch was geht“.

Der geplante Tag

Den meisten BuJo-Fans geht es darum, ihren Tag im BuJo zu planen. Sie schreiben Datum, Tag und manchmal auch das Wetter auf. Dann werden Termine aus der Monatsübersicht in den Tag übertragen und fällige ToDos – die drei wichtigsten Aufgaben werden gesondert gekennzeichnet.

Während viele Bullet Journal Anhänger das Notizbuch von Tag zu Tag oder von Woche zu Woche vordatieren, bereite ich Seiten für mindestens das kommende Quartal so vor, dass das Bullet Journal* für mich auch als Kalender funktioniert.

Meine Tagesplanung mache ich oft weit im Voraus, wochenweise und monatsweise oder sogar quartalsweise – je nachdem, welche Ziele ich verfolge.

Im Kalender habe ich mit einigen Layouts experimentiert und werde nun im ersten Quartal 2018 für jeden Tag eine ganze Seite nutzen – für Zeitplanung, regelmäßigen Aufgaben, Aufgaben und Notizen.

Ein Planner, der sich meinen Bedürfnissen anpasst

Da ich immer unzufrieden war mit den Kalendern und Plannern, die es zu kaufen gibt, suche ich seit Jahren nach der Planungsmethode, die zu mir passt und die sich meinen Bedürfnissen anpasst und nicht umgekehrt.

Letztlich habe ich sehr viel ausprobiert, Erfahrungen und Erkenntnisse über die Selbstorganisation als Freelancer gesammelt.
Daraus habe ich den FREELANCE PLANNER entwickelt – ein individuelles Planungs- und Organisationssystem speziell für die Bedürfnisse von Freiberuflern.

Wenn Du jetzt Lust bekommen hast, das System zu probieren, dann lade Dir hier die Quick-Start-Anleitung herunter, mit deren Unterstützung Du noch heute anfangen kannst, Dich auf Erfolg zu programmieren.

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Inspiration

www.bulletjournal.com
www.bohoberry.com

Bullet Journal statt Apps

Suchst Du auch nach einer Alternative zu den vielen Apps auf Deinem Smartphone? Verlierst Du auch den Überblick über Deine ToDos und Themen? Vielleicht ist das ein Notiz die Lösung?! Was meinst Du?

Du arbeitest schon mit einem Notizbuch? Dann erzähle hier gern von Deinen Erfahrungen und Gedanken zum Bullet Journal. Wie hat Dein BuJo Dein Leben verändert?

Ich freue mich über Deinen Kommentar!

Mit neuen Habits konsequent zum Ziel.

Habits waren nie mein Ding. Ganz ehrlich, ich war jahrelang sogar stolz darauf, keine Routinen zu haben. Jeder Tag sollte anders sein, immer spontan, bereit für das nächste Abenteuer. Natürlich gab es in meiner Kindheit regelmäßige Abläufe, aber ich hatte nicht das...

Endlich Ziele erreichen

Du willst endlich Deine Ziele erreichen? Dann solltest Du wissen, dass die Qualität der Zielsetzung die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung deutlich beeinflusst. Das heisst, wir müssen möglichst konkret in der Beschreibung sein, sie muss zu Dir passen und Dich wirklich...

Stop Multitasking

Multitasking war und ist in aller Munde und meint das Verarbeiten von mehreren Aufgaben zu gleichen Zeit. Man glaubt damit produktiver zu sein, also mehr zu schaffen. Ist das wirklich so? Wer kann behaupten wirklich zwei Dinge zur gleichen Zeit noch schneller und besser zu machen, als wenn man sie in Ruhe nacheinander abarbeitet?

Frauen wird ja gern nachgesagt, dass sie multitasking-fähig seien. Sie telefonieren, schauen eine Sitcom und lackieren sich die Nägel. Tolles Bild. Kann etwas gut werden, wenn dem nur ein Bruchteil der vollen Aufmerksamkeit zuteil wird?

Diverse Studien haben bewiesen, dass dem nicht so ist. Wir können beim Telefonieren die Kaffeemaschine bedienen, aber anspruchsvolle Tätigkeiten, wie telefonieren und eine E-Mail verfassen, geht nur nacheinander. Und es hat sich herausgestellt – auch aus meiner eigenen Beobachtung – dass die Dinge schneller und besser werden, wenn man nur auf ein Thema konzentriert und fokussiert ist.

Alles quatsch

Der deutsche Hirnforscher Ernst Pöppel sagt: „Multitasking gibt es schlichtweg nicht. Das Gehirn kann die verschiedenen Aufgaben immer nur nacheinander angehen.“ Quelle

Was passiert in unserem Gehirn wenn wir versuchen zwei Dinge gleichzeitig zu machen? Unser Gehirn verarbeitet die Aufgaben abwechselnd und stellt sie zwischenzeitlich aufs Abstellgleis, während an einer zweiten Aufgabe gearbeitet wird. Sobald die Aufmerksamkeit wieder auf das erste Thema gelenkt wird, werden die Plätze auf dem Abstellgleis getauscht. Puh, klingt anstrengend und wenig effizient.

Prof. Dr. Torsten Schubert, Psychologe an der Humboldt-Universität Berlin beschreibt das so “… dabei müssen die Hirnareale, die für den Input zuständig sind, mit denjenigen verknüpft, die den Output steuern. Man geht davon aus, dass solch ein „Binding“ jeweils stark mit dem präfrontalen Cortex assoziiert ist, der auch für höhere geistige Funktionen zuständig ist.

Hirnforschungs-Erkenntnisse der letzten zwei, drei Jahre deuten nun darauf hin, dass immer nur ein solches Binding möglich ist. Das hieße, zwei Aufgaben, die ein Binding benötigen, stören sich gegenseitig. Das wäre eine gute Erklärung dafür, warum Handy-Benutzung am Steuer so gefährlich ist.“ Quelle

Die Nachteile des Multitasking liegen auf der Hand

Durch den hohen Anspruch, ständig zwischen mehreren Aufgaben hin- und her zu springen erschöpft sich unsere Gehirnleistung beim Multitasking sehr schnell. Wir werden müde aber der Zeitdruck steigt, wir fühlen uns gestresst und brauchen eine Pause. Ist man so wirklich schneller am Ziel? Wohl kaum.

Single-Tasking statt Multitasking

Fokussiere Dich lieber auf einen Task in einem bestimmten Zeitrahmen. Schalte alle Störquellen ab, wie Alarm- und Signaltöne von E-Mail-Programmen, SMS, WhatsApp und anderen nervenden Apps. Du kannst auch alle Push-Nachrichten dauerhaft ausschalten. Mache Facebook und Twitter zu. Du verpasst nichts. Hänge ein „Do not Disturb“-Schild an deine Büro-Tür um Spontan-Besuchen an deinem Arbeitsplatz vorzubeugen. Konzentriere Dich auf diese eine Aufgabe. Es gibt nur Dich und diese eine Aufgabe. Du wirst diese Aufgabe jetzt erledigen und bist erst fertig, wenn die Aufgabe erledigt ist.

Du wirst staunen, wieviel Du in kurzer Zeit schaffen kannst und das in höherer Qualität, wenn Du Dich auf eine Aufgabe fokussierst. Verblüffend.

Also gleich nochmal!

Sprich in Deinem Team über Multitasking vs. Fokus

Wenn Du im Team arbeitest, solltest Du mit Deinen Kollegen sprechen und sie auf das „Bitte nicht stören“-Schild an deiner Tür vorbereiten. Vielleicht probiert es der eine oder andere auch aus.

Fokus-Phasen planen

Beuge Multitasking vor und plane die Aufgaben des Tages am besten so ein, dass sie zu Deinem Bio-Rhythmus passen. Beispielsweise bin ich morgens sehr klar und schreibe deshalb zu dieser Zeit meine Texte. Rund um die Mittagszeit bin ich mit meiner Energie-Kurve unten und erledige deshalb dann weniger anspruchsvolle Aufgaben. Am Nachmittag bin ich eher kreativ, dann entwickle ich Ideen für neue Projekte.

 

Ich hasse Spam. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Unterstützung durch stille Apps

Auf deinem iPhone kannst Du den Zeitrahmen festlegen und Dich vom Timer leise erinnern lassen, wenn Deine Fokus-Phase vorüber ist. Oder Du nutzt – die schönste aller Pomodoro Apps – „Focus“. Die Focus-App zählt die Zeit in 25-Minuten-Phasen mit jeweils einer 5-minütigen Pause vor der nächsten Phase. Nach 4 Phasen erfolgt eine längere Pause.

Weitere Links zum Thema: 
www.dasgehirn.info
www.zeit.de
www.faz.net

Was schaffst Du in Deinen Fokus-Phasen? Wie hat sich das auf Deine Produktivität ausgewirkt? Erzähle mir von Deinen Erfahrungen hier in den Kommentaren.

Liebe Grüße,

Mit neuen Habits konsequent zum Ziel.

Habits waren nie mein Ding. Ganz ehrlich, ich war jahrelang sogar stolz darauf, keine Routinen zu haben. Jeder Tag sollte anders sein, immer spontan, bereit für das nächste Abenteuer. Natürlich gab es in meiner Kindheit regelmäßige Abläufe, aber ich hatte nicht das...

Endlich Ziele erreichen

Du willst endlich Deine Ziele erreichen? Dann solltest Du wissen, dass die Qualität der Zielsetzung die Wahrscheinlichkeit der Umsetzung deutlich beeinflusst. Das heisst, wir müssen möglichst konkret in der Beschreibung sein, sie muss zu Dir passen und Dich wirklich...